Analiza poslovnih procesa: kako otkriti gdje vaša firma gubi vrijeme

Analiza poslovnih procesa je pregled kako posao u vašoj tvrtki stvarno teče, od prvog upita do naplate, s mjestima gdje zapinje, gdje se podaci ručno prepisuju i gdje sve ovisi o jednoj osobi. Rezultat je mapa procesa i popis promjena poredanih po uštedi. Bez nje se softver i automatizacija kupuju naslijepo.

1. Nacrtajte put od upita do naplate

Uzmite jedan tipičan posao i zapišite svaki korak: tko ga radi, u kojem alatu i koliko traje. Ne kako bi trebalo biti, nego kako je stvarno bilo prošli tjedan. Najbolje je to raditi s ljudima koji posao svakodnevno rade, a ne samo s vlasnikom.

2. Označite ručni rad i prepisivanje

Svaki put kad podatak prelazi iz jednog alata u drugi rukom, označite to mjesto. Tu nastaju greške i gubi se vrijeme. Tipični primjeri: upit iz maila u tablicu, iz tablice u ponudu, iz ponude u račun.

3. Pronađite uska grla

Gdje posao čeka? Najčešće na odobrenju vlasnika, na informaciji koju ima samo jedna osoba ili na koraku koji se radi jednom tjedno. Ako posao stane kad je vlasnik na godišnjem, to je usko grlo. O tome smo pisali u članku zašto moje poslovanje ne može funkcionirati bez mene.

4. Izmjerite

Uz svaki problem upišite procjenu: koliko sati tjedno, koliko grešaka mjesečno, koliko dana kasni naplata. Brojke ne moraju biti savršene, ali moraju postojati. One odlučuju što ide prvo.

5. Poredajte po uštedi i složenosti

Ono što štedi puno, a jednostavno je za napraviti, ide prvo. Često je to mala automatizacija, a ne novi sustav. Veći sustav ima smisla kad se isti problemi ponavljaju kroz više koraka. Primjere procesa koji se najčešće automatiziraju pročitajte u članku automatizacija poslovanja: 7 primjera.

Sami ili uz pomoć?

Ovu analizu možete napraviti i sami. Vanjski pogled pomaže jer zaposlenici često ne vide korake na koje su se navikli. Na besplatnoj dijagnostici poslovanja to radimo zajedno s vama i timom, video pozivom ili uživo u Zagrebu, a u dva radna dana dobijete mapu procesa i prijedlog što prvo izraditi.