AI za čitanje računa i dokumenata: kraj ručnog prepisivanja

AI za čitanje dokumenata prepozna podatke u PDF-u, skenu ili fotografiji, poput dobavljača, iznosa, datuma, stavki i broja narudžbe, i sam ih upiše u vaš sustav. Za tvrtke koje mjesečno ručno prepisuju stotine dokumenata to je jedna od automatizacija s najbržim povratom. Čovjek i dalje provjerava, ali umjesto prepisivanja samo potvrđuje.

Koje dokumente AI može čitati

• Ulazne račune koji stižu kao PDF ili sken, a ne kao strukturirani e-račun.
• Narudžbenice i ponude kupaca i dobavljača, pa stavke odmah postaju nalog ili ponuda u sustavu.
• Otpremnice i radne listove, i one pisane rukom, uz nešto nižu točnost.
• Ugovore, iz kojih se izvlače rokovi, iznosi i obveze, uz sažetak za vlasnika.

A što s e-računima?

Strukturirani e-račun već sadrži podatke u obliku koji sustav može izravno pročitati, pa za njega AI nije potreban. Problem su dokumenti koji i dalje stižu kao PDF, sken ili fotografija: računi manjih dobavljača i inozemnih partnera, narudžbenice, otpremnice i ugovori. Tu AI štedi najviše vremena. Dobro postavljen sustav prima oboje: e-račune čita izravno, a ostalo obrađuje AI.

Koliko je točno

Na urednim digitalnim PDF-ovima točnost je vrlo visoka. Na lošim skenovima, fotografijama i rukopisu pada. Zato sustav uz svaki podatak pokaže koliko je siguran: podatke s visokom sigurnošću upisuje sam, a nesigurne označi za provjeru. Djelatnik tako pregledava samo ono što treba, a ne svaki dokument.

Kako izgleda tijek

1. Dokument stigne na posebnu mail adresu ili se učita u sustav.
2. AI prepozna vrstu dokumenta i izvuče podatke.
3. Sustav ih usporedi s onim što već zna, npr. postoji li dobavljač i odgovara li narudžba.
4. Djelatnik potvrdi ili ispravi označena polja.
5. Podaci idu dalje: u knjigovodstvo, skladište ili nalog.

Koliko košta

Automatizacija jedne vrste dokumenta, npr. ulaznih računa, povezana s vašim sustavom kod nas košta do 5.000 €. Radni prototip na vašim stvarnim dokumentima izradimo za 1.000 €, gotov je za 5 radnih dana i uračunava se u izradu. Mjesečni trošak AI servisa ovisi o broju dokumenata. Više primjera pročitajte u članku automatizacija poslovanja: 7 primjera i na stranici AI rješenja za tvrtke.

Kako krenuti

Skupite 20 do 30 tipičnih dokumenata, uključujući i one loše kvalitete. Na njima se najbrže vidi koliko će AI točno raditi u vašem slučaju. Ako želite procjenu uštede prije bilo kakvog troška, krenite od besplatne dijagnostike poslovanja.