Previše pretplata: kako cijelo poslovanje složiti na jednom mjestu

Mnoge male tvrtke plaćaju pet do deset pretplata: CRM, alat za zadatke, program za ponude, tablice, alat za ankete, kalendar za rezervacije. Svaki alat sam po sebi nije skup, ali zajedno koštaju stotine eura mjesečno, a podaci su razbacani. Najveći trošak pritom nije pretplata, nego vrijeme koje tim gubi prebacujući podatke iz jednog alata u drugi.

Izračunajte stvarni trošak

Napravite jednostavnu tablicu s tri stupca:

1. Pretplate: svaki alat, cijena po korisniku, broj korisnika. Pomnožite s 36 mjeseci, jer se cijene i broj korisnika s vremenom povećavaju.
2. Sati prepisivanja: koliko tjedno ljudi kopiraju podatke između alata, slažu izvještaje iz više izvora ili traže informaciju. Pomnožite sa satnicom i s 52 tjedna.
3. Greške: koliko puta mjesečno nešto promakne jer podatak nije bio ažuran, poput krive cijene, zaboravljenog klijenta ili neposlanog računa.

Kad zbrojite, često ispadne da tvrtka godišnje troši više nego što bi koštala izrada vlastitog sustava.

Kada je jedan sustav bolji

• Isti podatak upisujete u tri ili više alata.
• Pretplate rastu sa svakim novim zaposlenikom.
• Nijedan alat ne pokriva vaš proces do kraja, pa „ostatak” živi u Excelu.
• Vlasnik nema jedan pregled prodaje, posla i naplate.

Kada ostati na gotovim alatima

Ako koristite jedan ili dva alata koji dobro pokrivaju posao i ne prepisujete podatke, nemojte mijenjati ono što radi. Vlastiti sustav ima smisla kad objedinjuje više koraka, a ne kad zamjenjuje jedan dobar alat. Detaljniju usporedbu pročitajte u članku softver po mjeri ili gotovi alat.

Kako izgleda „sve na jednom mjestu”

Jedna web aplikacija s klijentima, upitima, ponudama, poslovima i naplatom, s korisničkim ulogama za tim i izvještajima za vlasnika. Kod je vaš, nema pretplate po korisniku, a plaćate izradu i održavanje. Primjer je portal koji smo izradili za agenciju virtualnih asistentica: zamijenio je skupu pretplatničku platformu, a klijenti, zadaci i uplatnice sada su u vlastitom sustavu.

Odakle krenuti

Na besplatnoj dijagnostici poslovanja zajedno prođemo alate koje koristite i izračunamo što se isplati objediniti, a što zadržati. Ako odlučite krenuti, prvo izradimo radni prototip za 1.000 €, koji se uračunava u izradu. Više o izradi pročitajte na stranici softver po mjeri.